Structure organisationnelle

Gestion financière

En matière de gestion financière, le concept le plus important est celui de gestion financière intégrée. Le terme intégré est très important et signifie que la gestion des finances doit être liée aux autres domaines clés de l'entreprise telle que la production, les ventes et les actions d'investissement le cas échéant.

Une quelconque formation ou un manuel en gestion financier vous enseignera des techniques plus ou moins poussées en finance mais notre objectif ici est de vous présenter qu'est-ce qu'une gestion intégrée, quels sont les techniques et outils pour ce faire et quels sont les avantages d'une gestion intégrée.

La notion de gestion intégrée sera également abordée un peu plus loin dans le domaine des ressources humaines. La gestion financière intégrée est un processus d'unification des différentes fonctions, systèmes et données financières au sein d'une organisation afin de créer une opération homogène et cohérente qui améliore l'efficacité, la transparence et la prise de décision stratégique. Cette intégration globe englobe la budgétisation, la comptabilité, l'information financière, la gestion de la trésorerie, l'approvisionnement, la gestion des actifs et la planification financière. L'objectif est de briser les cloisonnements/silos qui existent souvent au sein d'une organisation, en veillant a ce que les données et les processus circulent harmonieusement entre tous les départements.

La gestion financière, comme tous les autres services internes, n'est pas un pouvoir au sein d'une organisation, c'est un service qui est offert pour supporter la réussite de l'entreprise.

Les principaux éléments de la gestion financière intégrée (GFI) sont:

Systèmes financiers unifiés : L'épine dorsale de la GFI est souvent une solution logicielle intégrée, telle qu'un système de planification des ressources de l'entreprise (ERP). Ces systèmes consolident toutes les données financières dans une plateforme unique, offrant ainsi une vue unifiée de la santé financière de l'organisation. En centralisant les données, les organisations peuvent réduire les redondances, éliminer les erreurs et assurer la cohérence de toutes les opérations financières.
Rationalisation des processus : La gestion financière intégrée vise à normaliser et à rationaliser les processus financiers dans l'ensemble de l'organisation. Cela implique l'automatisation des tâches de routine, telles que le traitement des factures et des salaires, ce qui réduit les interventions manuelles et accélère les délais de transaction. La rationalisation des processus se traduit par une plus grande efficacité et permet aux équipes financières de se concentrer sur les activités stratégiques plutôt que sur les tâches administratives.
Rapports et analyses complets : Grâce à l'intégration de toutes les données financières dans un système unique, les entreprises peuvent générer des rapports complets en temps réel. Des outils analytiques avancés peuvent analyser ces données pour fournir des informations sur les performances financières, les tendances et les écarts. Ces informations sont essentielles à la prise de décision et à la planification stratégique, et permettent aux entreprises de réagir rapidement à l'évolution de la situation financière.
Amélioration du contrôle financier et de la conformité : Une approche intégrée renforce les contrôles internes en fournissant des pistes d'audit claires et en garantissant la conformité aux exigences réglementaires. Les contrôles et les bilans automatisés au sein du système permettent de détecter et de prévenir les divergences financières et la fraude. Cela renforce la fiabilité des rapports financiers et garantit que l'organisation respecte les normes légales et réglementaires nécessaires.
Amélioration de la gestion des liquidités et des actifs : La GFI offre une meilleure visibilité des positions de trésorerie et des besoins futurs en liquidités, ce qui facilite une gestion efficace des flux de trésorerie. La gestion intégrée des actifs garantit un suivi précis et une optimisation des actifs physiques et financiers de l'organisation, ce qui se traduit par une meilleure utilisation et une réduction du gaspillage.

Les avantages de la mise en œuvre de la gestion financière intégrée sont considérables et multiples :

Efficacité accrue : En automatisant et en normalisant les processus financiers, les organisations peuvent réduire de manière significative les charges administratives et les coûts opérationnels. Cette efficacité permet aux équipes financières d'allouer plus de temps et de ressources à des activités à valeur ajoutée.
Meilleure prise de décision : L'accès en temps réel aux données financières intégrées offre une vue d'ensemble de la situation financière de l'organisation. Cette clarté favorise une prise de décision plus rapide et plus précise, aidant les dirigeants à piloter efficacement l'organisation.
Réduction des coûts : La réduction des redondances et des processus manuels permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de diminuer les coûts opérationnels. Au fil du temps, les gains d'efficacité obtenus grâce à l'OIF se traduisent par des économies financières significatives.
Évolutivité : Les systèmes GFI sont conçus pour évoluer avec l'organisation. Au fur et à mesure que l'entreprise se développe, le système intégré peut gérer une complexité et un volume accrus, garantissant ainsi une gestion financière efficace et efficiente.
Transparence et responsabilité accrues : Un système financier unifié améliore la transparence au sein de l'organisation. Il facilite le suivi des transactions financières, le contrôle de la conformité et la responsabilisation des départements quant à leurs performances financières.

Défis et considérations

Si les avantages de la GFI sont évidents, la mise en œuvre d'un tel système ne va pas sans difficultés :

Investissement initial élevé : La mise en œuvre de systèmes financiers intégrés, en particulier les solutions ERP, peut nécessiter un investissement initial substantiel. Cet investissement comprend les coûts des logiciels, du matériel et des services professionnels.
Gestion du changement : La transition vers un système intégré implique souvent des changements importants dans les processus et les flux de travail. Des stratégies efficaces de gestion du changement, y compris la formation et la communication, sont essentielles pour garantir une transition en douceur et l'adhésion de toutes les parties prenantes.
Migration des données : La consolidation des données provenant de systèmes disparates dans un système intégré unique peut être complexe et prendre du temps. Elle nécessite une planification et une exécution méticuleuses pour garantir l'exactitude et l'intégrité des données.
Personnalisation et flexibilité : S'assurer que le système intégré peut être personnalisé pour répondre aux besoins uniques de l'organisation est crucial pour son succès. Les solutions prêtes à l'emploi peuvent nécessiter une personnalisation importante pour s'aligner sur les processus et les exigences spécifiques de l'entreprise.

En somme, la gestion financière intégrée est une approche transformatrice qui peut améliorer considérablement les opérations financières d'une organisation. En unifiant les processus financiers, les systèmes et les données, la GFI fournit un cadre cohérent et efficace qui favorise la prise de décisions stratégiques et la réussite à long terme. Malgré les défis associés à sa mise en œuvre, les avantages d'une efficacité accrue, d'une meilleure prise de décision, d'une réduction des coûts, d'une évolutivité et d'une transparence renforcée font de la GFI un investissement précieux pour toute organisation cherchant à optimiser sa gestion financière et à favoriser une croissance durable.

Gestion des ressources humaines

Tel que mentionné dans la section de gestion financière, le concept d'intégration est aussi très important en matière de gestion des ressources humaines. Un plan de gestion intégrée des ressources humaines (PGIRH) est une approche stratégique de la gestion du capital humain d'une organisation. Il unifie les différentes fonctions RH en un système cohérent, en les alignant sur les objectifs de l'organisation afin d'optimiser les performances et l'engagement du personnel. Ce texte décrit les principales composantes et étapes de l'élaboration et de la mise en œuvre d'un PGIRH.

Dans l'environnement commercial dynamique d'aujourd'hui, une gestion efficace des ressources humaines est essentielle à la réussite d'une organisation. Les entreprises doivent veiller à ce que leurs pratiques en matière de ressources humaines soient non seulement efficaces, mais aussi conformes à leurs objectifs stratégiques. Un plan de gestion intégrée des ressources humaines répond à ce besoin en créant un système de ressources humaines homogène et stratégique.

Voici ce que vous devez considérer lors du développement de votre plan de gestion intégrée des RH:

Alignement de la vision et de la mission : La première étape de l'élaboration d'un plan de gestion intégrée des ressources humaines consiste à s'assurer que la stratégie en matière de ressources humaines s'aligne sur la vision et la mission globales de l'organisation. Il s'agit de définir comment les pratiques RH contribueront à la réalisation des objectifs stratégiques, tels que l'innovation, la satisfaction de la clientèle et la croissance du marché.

Buts et objectifs en matière de ressources humaines : Sur la base de la stratégie de l'organisation, fixer des buts et des objectifs clairs en matière de ressources humaines. Il peut s'agir d'améliorer la fidélisation des employés, de renforcer la formation et le développement ou de constituer une main-d'œuvre diversifiée et inclusive. Chaque objectif doit être spécifique, mesurable, réalisable, pertinent et limité dans le temps (SMART).

Analyse de la situation actuelle : Procédez à un audit approfondi des pratiques, politiques et systèmes existants en matière de ressources humaines. Il s'agit notamment d'examiner les processus de recrutement, la gestion des performances, la rémunération et les avantages sociaux, les relations avec les employés et le respect de la législation du travail.

Engagement des parties prenantes : Engagez-vous avec les principales parties prenantes, y compris les dirigeants, les cadres et les employés, pour recueillir des informations et comprendre leurs besoins et leurs défis. Leur contribution permettra d'identifier les lacunes et les points à améliorer dans les pratiques actuelles en matière de ressources humaines.

Recrutement et intégration : Concevez un processus de recrutement rationalisé qui attire les meilleurs talents. Mettez en œuvre un programme d'accueil intégré qui aide les nouveaux employés à s'acclimater rapidement et à comprendre la culture de l'entreprise, les attentes et leur rôle.

Gestion des performances : Créez un système de gestion des performances qui relie les performances individuelles aux objectifs de l'organisation. Il s'agit notamment de définir des attentes claires en matière de performances, de fournir un retour d'information régulier, de procéder à des évaluations des performances et d'offrir des possibilités de développement.

Formation et développement : Élaborez un programme complet de formation et de développement qui favorise l'apprentissage continu et l'évolution de carrière. Ce programme devrait comprendre une formation d'accueil, le développement des compétences techniques, une formation au leadership et l'amélioration des compétences non techniques.

Rémunération et avantages : Mettez en place un programme de rémunération et d'avantages sociaux compétitif qui permette d'attirer et de retenir les meilleurs talents. Veillez à ce que l'ensemble soit aligné sur les normes du secteur et réponde aux divers besoins des employés.

Engagement des employés : Mettez en œuvre des initiatives visant à améliorer l'engagement et la satisfaction des employés. Il s'agit notamment de favoriser un environnement de travail positif, de reconnaître et de récompenser les réalisations et de promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Diversité et inclusion : Élaborez des politiques et des pratiques qui favorisent la diversité et l'inclusion sur le lieu de travail. Il s'agit notamment de créer une stratégie de recrutement diversifiée, d'offrir une formation à la diversité et de garantir un environnement de travail inclusif.

Sélection du système : Choisissez un SIRH capable d'intégrer toutes les fonctions RH dans une plateforme unique. Le système doit prendre en charge le recrutement, l'intégration, la gestion des performances, la formation, la rémunération, les avantages sociaux et le libre-service pour les employés.

Intégration des données : Intégrez les données RH existantes dans le nouveau SIRH. Veillez à ce que la migration des données soit précise et que le système offre un accès en temps réel aux informations relatives aux ressources humaines.

Automatisation et efficacité : Le SIRH permet d'automatiser les tâches de routine, telles que le traitement des salaires, la gestion des congés et l'administration des avantages sociaux. Cela permet d'accroître l'efficacité et de libérer le personnel RH pour qu'il se concentre sur des initiatives stratégiques.

Analyses et rapports : Utilisez le SIRH pour générer des informations et des rapports sur les indicateurs clés des ressources humaines, tels que la rotation du personnel, l'efficacité de la formation et les tendances en matière de performance. Ces informations permettent de prendre des décisions fondées sur des données et d'élaborer des plans stratégiques.

Contrôle des performances : Contrôlez régulièrement les performances du plan RH par rapport aux buts et objectifs fixés. Utilisez le SIRH pour suivre les progrès et identifier les domaines dans lesquels des ajustements sont nécessaires.

Rétroaction des employés : Recueillez les réactions des employés afin de comprendre leurs expériences et leurs perceptions des pratiques RH. Utilisez des enquêtes, des groupes de discussion et des entretiens individuels pour recueillir ces informations.

Amélioration continue : Sur la base des données relatives aux performances et du retour d'information des employés, améliorez en permanence les politiques et les pratiques en matière de ressources humaines. Veillez à ce que le plan de ressources humaines évolue en fonction des besoins de l'organisation et des tendances du marché.

En conclusion, un plan de gestion intégrée des ressources humaines est un élément essentiel de la réussite d'une organisation. En alignant les pratiques RH sur les objectifs stratégiques, en réalisant un audit approfondi, en élaborant des politiques intégrées, en mettant en œuvre un SIRH robuste et en contrôlant en permanence les performances, les organisations peuvent optimiser leur capital humain et assurer leur réussite à long terme. Cette approche stratégique garantit que les fonctions RH ne sont pas seulement efficaces, mais qu'elles contribuent également de manière significative à la réalisation des objectifs de l'organisation.

Le plan intégré des ressources humaines se bâtit sur la mission et le mandat de l'organisation et plus directement sur sur le plan des ventes et de la production. Les besoins en ressource humaines sont directement liés aux prévisions de ventes et de production ou de services a rendre. A ce titre, l'organisation est assurée de disposer exactement des ressources humaines et compétences indispensables, ni plus ni moins, tout en pouvant planifier les besoins futurs également. La fonction première des ressources humaines est de disposer des ressources requises au bon moment, pour le bon poste, au moindre coût.

Il est primordiale que cette planification se fasse en lien avec une analyse de la structure organisationnelle.

Si la structure organisationnelle est adéquate et à jour, les prévisions de vente et de production disponibles, le plan intégré des ressources humaines devrait découler naturellement.

Le cycle de gestion des ressources humaines

Pour les tous nouveaux dirigeants d'entreprise, il est primordiale de bien maitriser le cycle de gestion des ressources humaines. Ce cycle comprend le recrutement, l'accueil, le développement, la gestion de la performance et la rétention du personnel.

Le recrutement ou l'attraction des talents consiste a dénicher le meilleur talent pour votre entreprise. Pour ce faire, vous avez besoin de développer une marque employeur forte. Vous pouvez promouvoir l'image de l'organisation en tant que employeur de choix en mettant par exemple de l'avant la culture ou les valeurs de l'entreprise. Vous pouvez accroitre votre présence en ligne et utiliser les réseaux sociaux, votre site web, les plateformes de recrutement pour une présence attractive et engageante. Vous pouvez également investir dans des campagnes de marketing spécifiquement conçues pour attirer les talents. Offrir des conditions de travail attractives, développer une culture de l'innovation et de la croissance, mobiliser les actuels employés en tant qu'ambassadeurs sont des approches stratégiques intéressantes également.

L'accueil - Onboarding en anglais - est crucial. De nombreuses études faites par de grands cabinets de conseil comme Deloitte, Ernst & Young, PwC, KPMG - les Big Four - démontrent que la rétention des talents dépend directement de la manière dont l'accueil du nouvel employé a eu lieu.

Le mieux qu'un employé est accueilli le plus longtemps il restera. Le vieil adage qui dit que la première impression est souvent la bonne s'applique ici dans toute sa splendeur. Un nouvel employé qui se sent accueilli, qui est initié a la culture de l'entreprise, à qui l'on présente l'entreprise dans les détails et qui est formé aux process de la compagnie se sentira engagé envers la firme. C'est le concept de se sentir à la maison, chez soi et de se donner pour quelque chose en quel on croit.

Les entreprises font souvent l'erreur de tenir pour acquis que si un nouvel employé a accepter l'offre d'emploi, c'est qu'il a consciemment fait un choix. Et pourtant les nombreuses études comportementales dans le milieu de travail montrent qu'un employé qui ne se sent pas a l'aise dans son environnement ne restera pas longtemps. Alors déployer le tapis rouge à tous les nouveaux employés qu'on souhaite garder n'est pas un coût supplémentaire a encourir mais plutôt un investissement nécessaire.

De la même façon que votre organisation va grandir et que vos produits et services vont évoluer, vos employés doivent acquérir de nouvelles expertises ou de nouvelles connaissances pour servir les intérêts de votre organisation. Il vous appartient de bien définir quelles sont ces compétences, ces expertises, ces habilités nécessaires pour que vos produits et services fassent la différence sur le marché.

Une étude des lacunes - Gap Analysis en anglais - peut s'avérer utile pour faire l'inventaire de ce qu'on a, de ce qui manque, et de comment faire pour combler les besoins.

La rétention est aussi un aspect important du cycle des ressources humaines. Si un de vos talents quitte sans raison valable, vous devez considérer la situation comme un échec: vous aurez investi dans des activités de recrutement, d'accueil et de formation pour ensuite perdre tout ce capital qui va pouvoir servir peut-être a vos concurrents. La rétention est donc importante a la fois pour servir vos intérêts mais pour éviter de les offrir gratuitement a vos concurrents.

La gestion de la performance est primordiale également dans le sens que cela permet de fournir un feedback constructif et aligner les performances des employés avec les objectifs de l'organisation. Des objectifs de performance clairs motivent les employés à atteindre ces objectifs et donc à faire prospérer votre organisation.

Architecture systèmes

L'architecture TI et systèmes est la colonne vertébrale de votre succès notamment au fur et à mesure que votre compagnie prend de l'expansion. Le rôle de l'architecture des systèmes dans une organisation est crucial pour assurer la cohérence, la fiabilité, la sécurité et l'efficacité des systèmes d'information et des infrastructures technologiques

Dans de petites compagnie le système de technologie de l'information peut se résumer à deux logiciels dont une Suite Microsoft ( Word pour toute communication, Excel pour la facturation, Access comme base de données produits et clients) et peut-être un logiciel de comptabilité.

C'est une autre histoire dans une compagnie qui offre une multitude de produits ou des services complexes, dont il faut gérer la production, la mise en marché, la clientèle et le service après vente, etc.

En plus de votre système comptable, votre système financier est peut-être complétement automatisé. Vous avez aussi peut-être investi dans un logiciel d'interaction avec la clientèle de type CRM afin de documenter tous les échanges avec vos clients et partenaires et d'en tirer profit.

Vous avez surement un logiciel de gestion de la production si vous produisez des produits multiples et un système pour la gestion des ressources humaines.

Si vous êtes un grand groupe, vous avez surement investi dans SAP qui permet de lier toutes les données de production aux données financières et de vente et aux données en matière de ressources humaines.

Mais si ce n'est pas le cas et que vous développez votre architecture TI au fur et à mesure de vos besoins et de vos possibilités financières, vous êtes dans l'obligation de définir votre plan TI et systèmes et de documenter comment les différentes données interagissent entre elles et de mettre à jour ce plan immédiatement après qu'un changement a lieu afin de s'assurer qu'il est toujours utile a la croissance de votre compagnie et vous aide à prendre les bonnes décisions.

Voici un cadre de gestion que vous pouvez utiliser pour développer et documenter votre architecture TI:

Conception et planification

Architecture technique : Définir une architecture technique robuste qui soutient les besoins actuels et futurs de l'organisation en termes de logiciels, matériels, réseaux et systèmes.
Alignement stratégique : Assurer que l'architecture des systèmes est alignée avec la stratégie globale de l'entreprise et contribue aux objectifs métier.

Intégration des systèmes

Interopérabilité : Assurer l'intégration harmonieuse des différents systèmes et applications utilisés par l'organisation, permettant un échange efficace de données et d'informations.
Consolidation des technologies : Rationaliser les infrastructures technologiques en évitant la duplication et en optimisant l'utilisation des ressources existantes.

Sécurité et conformité

Gestion des risques : Évaluer les risques de sécurité informatique et développer des stratégies pour les atténuer, en mettant en œuvre des pratiques de sécurité robustes et conformes aux normes et réglementations.
Protection des données : Assurer la confidentialité, l'intégrité et la disponibilité des données sensibles de l'organisation contre les menaces internes et externes.

Performance et optimisation

Performance des systèmes : Optimiser les performances des applications et des systèmes informatiques en identifiant et en résolvant les goulots d'étranglement.
Surveillance et gestion des capacités : Mettre en place des mécanismes de surveillance pour suivre les performances des systèmes et prévoir les besoins futurs en capacité.

Agilité et évolutivité

Adaptabilité aux changements : Concevoir des architectures flexibles qui peuvent facilement s'adapter aux évolutions technologiques et aux besoins métier changeants.
Scalabilité : Permettre l'expansion facile des systèmes pour répondre à la croissance de l'entreprise sans compromettre la performance ou la sécurité.

Coût et efficience

Optimisation des coûts : Rationaliser les coûts d'infrastructure en optimisant l'utilisation des ressources et en choisissant les technologies les plus appropriées en termes de coût.
Rentabilité : Assurer que les investissements en infrastructure technologique offrent un retour sur investissement (ROI) positif et contribuent à la rentabilité globale de l'organisation.

Support aux opérations

Support technique : Fournir un soutien technique aux équipes opérationnelles pour assurer le bon fonctionnement quotidien des systèmes informatiques.
Documentation et normes : Maintenir une documentation détaillée des architectures et des normes de déploiement pour assurer la cohérence et faciliter la gestion des changements.

Innovation technologique

Veille technologique : Surveiller les tendances et les avancées technologiques pour recommander et intégrer de nouvelles technologies qui peuvent améliorer l'efficacité opérationnelle et créer de nouvelles opportunités pour l'organisation.